席札の差し込み印刷

このページでは、原稿にいちいちゲスト名を入力しないで印刷する差し込み印刷について説明します。席札を手作りする方法なら席札のアイディアのページをどうぞ！※このページの操作説明はワード2010のものです。

• 差し込み印刷の基礎知識
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面白い席札そろえました
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差し込み印刷の基礎知識

差し込み印刷は「席札を手作りしたいけどゲスト名の入力は面倒だな～。招待客リストが使い回せれば楽なのに～」という希望を実現してくれるワードの機能です。便利ですよ！

差し込み印刷が簡単に体験できるサンプルデータを作りました。下の２つをダウンロードし、PCの同じフォルダ内に保存してください。

ダウンロードした差し込みサンプルというファイルをクリックすると、席札が１つだけ配置された文書が現れます。

席札に人名が表示されていない場合は、差し込み文書タブにある結果のプレビューを押してください。

差し込み文書タブの次のレコードボタンをクリックし、押す度に席札のゲスト名とメッセージが変わる事を確認してください。

以上のような動作をするのはワードの文書内に、同時にダウンロードしたguestというデータへのリンクが貼ってあるためで、この仕組みを差し込み文書と言います。

リンク先のデータをまとめて読み込む事もできます。完了と差し込みボタンをクリックし、ドロップダウンメニューで個々のドキュメントの編集を選びます。

新規文書への差し込みというウィンドウが開くのでOKボタンを押すとリンク先のデータが全て読み込まれ、席札が整然とならんだ新規文書が作成されます。

つまり席札のひな形が１つあれば、招待客リストとリンクさせて全ゲストの席札が作れるのです。差し込み印刷は絶対便利ですよ！

席札の差し込み印刷

この章では、席札のアイディアで紹介している貝殻の席札を例に、差し込み印刷を行う方法を説明します。

ワードとリンクさせるデータベースは、以下２つのルールで作ってあればエクセルやワードなど色々な文書形式が利用できます。

• データは縦並びにする
• 先頭にタイトルを付ける

ワード文書とデータベースをリンクさせるには、差し込み文書タブの宛先の選択で既存のリストを使用を選択し、リンクさせたいデータベースを選択します。

さらに、差し込みフィールドという目印を配置して、ワード文書内のどこにデータベースを表示させるかを指示します。

差し込みフィールドは、配置したい場所を選択した状態で差し込みフィールドの挿入をクリックすると配置されます。

貝殻の席札では、２つのテキストボックスにそれぞれゲスト用とメッセージ用の差し込みフィールドを配置しました。

結果のプレビューを押して、差し込みフィールドが実際のゲスト名やメッセージに変わる事を確認します。

全データを読み込む場合は先に差し込み印刷の開始をクリックし、ドロップダウンメニューでデータの配置方法を選びます。事例のように差し込みフィールドをテキストボックス内に配置した場合は名簿です。

完了と読み込みボタンをクリックしてドロップダウンメニューで個々のドキュメントの編集を選び、全データを呼び込みます。

データは読み込まれましたが、席札同士が重なってしまいました。次の章でこの問題を解決します。

席札同士が重なってしまう状態は、席札より後ろに改行記号が来るようにしておくと改善します。

これで改善しない場合はテキストボックスを選択した状態で書式タブの文字列の折り返しをクリックし、ドロップダウンメニューで行内を選ぶとなぜかうまく配置されようになります。行内は一度適用すれば、後は背面や前面に戻して構いません。