席札の差し込み印刷

このページでは、原稿にいちいちゲスト名を入力しないで印刷する差し込み印刷について説明します。席札を手作りする方法なら席札のアイディアのページをどうぞ!※このページの操作説明はワード2010のものです。

ジッパー席札

差し込み印刷の基礎知識

差し込み印刷は「席札を手作りしたいけどゲスト名の入力は面倒だな~。招待客リストが使い回せれば楽なのに~」という希望を実現してくれるワードの機能です。便利ですよ!

まずは体験を!

差し込み印刷が簡単に体験できるサンプルデータを作りました。下の2つをダウンロードし、PCの同じフォルダ内に保存してください。

ダウンロード
差し込みサンプル.docx
Microsoft Word 55.1 KB
ダウンロード
guest.txt
テキスト文書 1.4 KB

ファイルを開く

ダウンロードした差し込みサンプルというファイルをクリックすると、席札が1つだけ配置された文書が現れます。

データ読み込みの確認メッセージ
ファイルを開く途中でこの画面が出たら「はい」を選択
ファイルのエンコード方法確認
この画面では「OK」を選択
ワードが無事に開けた状態
こういう席札が1つ配置されています

結果のプレビュー

席札に人名が表示されていない場合は、差し込み文書タブにある結果のプレビューを押してください。

結果のプレビューがオフ
結果のプレビューを押す

次のレコード

差し込み文書タブの次のレコードボタンをクリックし、押す度に席札のゲスト名とメッセージが変わる事を確認してください。

次のレコード
ゲスト名とメッセージが変わります

差し込み文書

以上のような動作をするのはワードの文書内に、同時にダウンロードしたguestというデータへのリンクが貼ってあるためで、この仕組みを差し込み文書と言います。

外部データを読み込み
guestファイルからデータを読み込んでいます

完了と差し込み

リンク先のデータをまとめて読み込む事もできます。完了と差し込みボタンをクリックし、ドロップダウンメニューで個々のドキュメントの編集を選びます。

個々のドキュメントの編集
個々のドキュメントの編集を選択

新規文書への差し込みというウィンドウが開くのでOKボタンを押すとリンク先のデータが全て読み込まれ、席札が整然とならんだ新規文書が作成されます。

新規文書への差し込み
新規文書への差し込みでOKを選択
席札が並んだ新規文書
席札がズラリと並んだ文書が現れます

つまり席札のひな形が1つあれば、招待客リストとリンクさせて全ゲストの席札が作れるのです。差し込み印刷は絶対便利ですよ!

差し込み印刷ならひな形を作るだけ
席札を1つ作るだけで全員分が完成!

席札の差し込み印刷

この章では、席札のアイディアで紹介している貝殻の席札を例に、差し込み印刷を行う方法を説明します。

貝殻の席札
貝殻の席札
席札の原稿
この原稿に差し込み印刷を適用します

ゲスト名の書式

ワードとリンクさせるデータベースは、以下2つのルールで作ってあればエクセルやワードなど色々な文書形式が利用できます。

  • データは縦並びにする
  • 先頭にタイトルを付ける
差し込み文書のルール
データは縦に並べます

リンクを貼る

ワード文書とデータベースをリンクさせるには、差し込み文書タブの宛先の選択既存のリストを使用を選択し、リンクさせたいデータベースを選択します。

既存のリストを使用
「既存のリストを使用」を選択します

さらに、差し込みフィールドという目印を配置して、ワード文書内のどこにデータベースを表示させるかを指示します。

差し込みフィールド
表示場所を差し込みフィールドで指示

差し込みフィールド

差し込みフィールドは、配置したい場所を選択した状態で差し込みフィールドの挿入をクリックすると配置されます。

テキストボックスに差し込みフィールドを配置
差し込みフィールドを配置しました

貝殻の席札では、2つのテキストボックスにそれぞれゲスト用とメッセージ用の差し込みフィールドを配置しました。

2種類の差し込みフィールド
2種類の差し込みフィールドを配置

結果のプレビューを押して、差し込みフィールドが実際のゲスト名やメッセージに変わる事を確認します。

結果のプレビューをオン
きちんとリンクしています

全データの読込み

全データを読み込む場合は先に差し込み印刷の開始をクリックし、ドロップダウンメニューでデータの配置方法を選びます。事例のように差し込みフィールドをテキストボックス内に配置した場合は名簿です。

差し込み印刷の開始
差し込み印刷の開始で名簿を選択

完了と読み込みボタンをクリックしてドロップダウンメニューで個々のドキュメントの編集を選び、全データを呼び込みます。

全データの呼び込み
完了と差し込みで全データを呼び込みます

データは読み込まれましたが、席札同士が重なってしまいました。次の章でこの問題を解決します。

差し込みの失敗例
データが重なって配置されました

配置方法の改善

席札同士が重なってしまう状態は、席札より後ろに改行記号が来るようにしておくと改善します。

席札の下を1行以上空ける
改行記号が席札より下に来るようにすると
新規文書への差し込み成功
きれいに配置されます

これで改善しない場合はテキストボックスを選択した状態で書式タブの文字列の折り返しをクリックし、ドロップダウンメニューで行内を選ぶとなぜかうまく配置されようになります。行内は一度適用すれば、後は背面前面に戻して構いません。

文字列の折り返しで行内を選択
行内を選ぶと改善します